Online-Bewerbung – lösbare Probleme

Online-Bewerbung – lösbare Probleme

Tim Reckmann | pixelio.de

Unternehmen – insbesondere Personalsachbearbeiter (kurz: Personaler oder Recruiter) – bevorzugen mittlerweile Online-Bewerbungen – also die Formulareingabe auf der Bewerbungs- oder Karriereseite der Firma. Nach vollständiger Eingabe und Speichern der Bewerbungsdateien (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und manchmal extra Foto) werden für den Personaler  alle Daten des Job-Anwärters komfortabel und übersichtlich angezeigt. Er kann diese mit spezieller Fachsoftware übersichtlich strukturieren, leicht intern weiterleiten und die Kandidaten für die ausgeschriebene Stelle direkt oder – je nach Software auch automatisiert – miteinander vergleichen und bewerten. So  ist es ihm möglich, eine Entscheidung zu fällen bzw. diese entsprechend für den Personalchef und weitere Entscheider in dem Unternehmen vorzubereiten.

Doch Vorsicht! Dieser moderne Weg in den Beruf ist geradezu mit Fallen gespickt und es gilt, viele Regeln und Aspekte zu beachten. Welche dies sind,  erklären wir Ihnen im folgenden.

Der Personaler kann aber nicht nur die Inhalte der einzelnen Online-Bewerbung strukturieren, sondern per Analyseoption des Recruiting-Programms nach Qualifikationen und für die ausgeschriebene Stelle wichtige Kriterien auswerten. Diese stehen meist in der Stellenanzeige. Dabei kann dieser Bewertungsprozess auch durch die Software automatisiert erfolgen: hier werden dann entsprechende Punkte auf einer Skala verteilt. Wenn die maßgeblichen Qualifikationen für die Stelle stimmen, wird auch die Software einen Bewerber nicht aus der Reihe der Kandidaten aussortieren. Einige dieser Tools klassifizieren die Bewerber automatisch in die A- bis C-Klasse. Dabei ist letztere weniger bis gar nicht für die ausgeschriebene Stelle des Unternehmens geeignet.

Online-Bewerbung mit Karriere-Account

Die Art von Online-Bewerbungen unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen deutlich, da es hier keine Norm gibt. Einige stellen ihren Bewerbern ein kurzes Formular zur Verfügung, mit dem die Bewerbung des einzelnen Kandidaten innerhalb von wenigen  Minuten direkt versandt werden kann. Hier liegt dann das besondere Augenmerk des Recruiters auf den angehängten Dokumenten (Anschreiben →Tipps: Teil 1, Teil 2 und Teil 3, Lebenslauf sowie Zeugnis-Kopien).

Andere Unternehmen bieten dem Bewerber einen eigenen Karriere-Account an, in dem er die Login-Daten festlegt und diese Online-Bewerbung und die entsprechend sehr ausführlichen und detaillierten Formulare über einige Tage bearbeiten kann, bevor er sie endgültig – per Klick auf den „Absenden“-Button – verschickt. Sollte der Bewerber gleich mehrere Stellen in diesem Unternehmen interessieren, kann diese Form der Bewerbung auch praktische Vorteile haben. Da das Formular sich dann gleichzeitig für mehrere Bewerbungen nutzen lässt  – bis auf das eventuell einzelne  Anschreiben für die entsprechende Stelle.

So verwenden einige ein kurzes Formular, mit dem die Bewerbung nach einer Bearbeitungszeit von rund zehn Minuten sofort verschickt werden kann. Da sind die angehängten Dokumente dann entscheidend. Andere Unternehmen bieten ein Login für Bewerber, sodass die Bewerbung über einen längeren Zeitraum bearbeitet werden kann. Für die Bewerber kann das den Vorteil haben, dass sie sich auf mehrere Stellen gleichzeitig bewerben können.

Benjamin Klack | pixelio.de

Bewerber stellt diese Art der Bewerbung allerdings vor Probleme. Sie müssen alles in einzelne Textfelder eintragen und vielfältige Fragen zu Schulabschlüssen, Ausbildung, Zusatzqualifikationen sowie bisherigen Berufspositionen beantworten. Meist abschließend sollte der Bewerber dann noch das Anschreiben (Tipps: Teil 1, Teil 2 und Teil 3, den Lebenslauf sowie Zeugniskopien und meist auch eine Fotodatei hochladen. Diese Dateien sollen – anders als bei der E-Mail-Bewerbung – einzeln für den Personaler dieses Unternehmens gespeichert werden – im PDF-Format und das Foto meist im JPG– oder PNG-Format. Die Textfelder müssen alle ausgefüllt werden – ansonsten geht es mit diesem Online-Bewerbungsprozess nicht weiter.

Einige Textfelder sind für den Bewerber – in seltenen Fällen – schwer durchschaubar benannt. Mittlerweile hat sich aber auch hier vieles verbessert und es gibt Hilfe-Texte oder sogar bei größeren Unternehmen einen Hilfschat. Zu einem großen Teil ist es zudem möglich, mit der Online-Bewerbung zu beginnen und sie wenige Tage später zu vollenden, in dem das online mit einem eigenen Bewerber-Account (Username und Passwort – selbst gewählt) hinterlegt wird.

Rainer Sturm | pixelio.de

Einige Fehler haben wir bereits in dem Info-Report „Fehler bei der Online-Bewerbung“ erklärt. Wir wollen hier aber noch zusätzliche wichtige Aspekte für die Erstellung Ihrer Online-Bewerbung darstellen und auch noch auf weitere Fehler hinweisen, die Sie zwecks Ihres Bewerbungserfolges vermeiden sollten.

Bei diesen Bewerbungsformularen gibt es immer eine Hauptregel! Füllen Sie immer alle Felder aus! Denn unvollständige Angaben eines Bewerbers führen direkt zur Absage!

Regeln einer Online-Bewerbung

Anton Porsche | pixelio.de

Alles fängt schon bei der Planung und Organisation an! Nehmen Sie sich ausreichend Zeit. Achten Sie darauf, dass Sie während der Bearbeitung nicht gestört werden. Sorgen Sie für Ruhe, die bei der Konzentration hilft. Wird am Online-Formular über längere Zeit (nur wenige Minuten) nicht gearbeitet, erfolgt meist die automatische Abmeldung und Sie müssen von vorne beginnen und es ausfüllen, sofern Sie es nicht gespeichert haben.

Selbstverständlich gelten die gleichen Regeln, wie bei der klassischen, schriftlichen Bewerbung. Das bedeutet beispielsweise auch, dass Sie die Stellenanzeige genau durchlesen müssen. Im Idealfall haben Sie zeitlich die Möglichkeit, Ihr Anschreiben und Ihren Lebenslauf von Bekannten oder Freunden, die möglichst davon etwas verstehen, gegenlesen zu lassen. Reflektieren Sie die hier geforderten Qualifikationen. Fragen Sie sich also, welche Qualifikationen und Kompetenzen dem Personaler am wichtigsten sind. Hierfür gibt es bekanntermaßen „Kann-“ und „Muss-Kriterien“.

Im Online-Formular passiert es Bewerbern immer wieder: Tipp- und Schreibfehler! Daher ist es sinnvoll, sämtliche Text in einer Textverarbeitung (z. B. Word oder LibreOffice-Writer) vorzuschreiben. Hierbei sollten Sie die Rechtschreibprüfung aktivieren. Um Tippfehler zu vermeiden, sollten Sie die entsprechenden Textbausteine bereits in Ruhe und offline (zum Beispiel in einem Word-Dokument) vorschreiben und mittels Rechtschreibprüfung (z.B. mit dem kostenpflichtigen Duden-Korrektor – bei 30 Tagen Gratistest) prüfen lassen. [Hinweis! Verlassen Sie sich nicht allein auf die im Textprogramm vorhandene Rechtschreibprüfung. Diese ist unvollständig und findet selten alle Fehler – insbesondere nicht Grammatik- oder Zeichensetzungs-Fehler.]

So sind Sie bei der späteren Online-Bewerbung auf der sicheren Seite. Es schadet auch nicht, diese Textbausteine von einem Freund, der sich mit Bewerbungen auskennen sollte, oder einem Profi (z. B. einem Job-Coach) zur Kontrolle lesen zu lassen. Lassen Sie auch Vorsicht bei der Nutzung von Sonderzeichen walten: Das -Symbol zum Beispiel kann bei der Angabe von Gehaltsvorstellungen zu unfreiwilliger Verwirrung führen, wenn die Programmversion des Empfängers ein völlig anderes Zeichen daraus macht. Besser gleich EUR oder Euro schreiben.

Die Gestaltung dieser Formulare ist weitestgehend den Firmen bzw. Personalern freigestellt. Sie lassen sich in den meisten Fachprogrammen für die jeweilige Recruiting-Seite (innerhalb der Firmen-Website) individuell modulieren. Wichtig ist allerdings mit Blick auf die deutschen und europäischen Datenschutzgesetze, die Verschlüsselung und Absicherung der hochgeladenen Daten jedes einzelnen Bewerbers.

Tim Reckmann | pixelio.de

Einige Unternehmen haben sogar größere Freitext-Felder, in denen beispielsweise das komplette Anschreiben geschrieben werden muss. Hierbei sollten Sie auf das Zeichenlimit achten. Das kann dann schon mal auf 900 bis 1200 Zeichen begrenzt sein. Sollte also Ihr vorliegendes Anschreiben zu lang sein, müssten Sie es „strategisch“ kürzen und/oder umschreiben, da es ansonsten bei der Übermittlung an den Personaler abgeschnitten wird und somit der letzte Absatz samt Grußformel fehlt. Zulässige Kürzungsmöglichkeiten sind, ausformulierte Textpassagen durch Spiegelstriche (Berufskenntnisse und praktische Fertigkeiten) oder gegebenenfalls durch Zeilenumbrüche oder Absatzwechsel zu ersetzen.

Wichtig ist dabei, dass das Anschreiben noch seine inhaltliche Struktur behält und übersichtlich bleibt. In besserer Form einer Online-Bewerbung können Sie Ihr fertig geschriebenes Anschreiben (sowie die weiteren Bewerbungsunterlagen) am Ende des Formulars als (jeweils) einzelne Datei hochladen und so dem Personaler übermitteln. Der Speicherplatz aller hoch geladener Dateien sollte – ähnlich wie bei der E-Mail-Bewerbung – nicht größer als 5 bis 10 MB sein.

Für die Dateinamen Ihrer Bewerbungsunterlagen sollten Sie Titel auswählen, die Ihren Namen mit beinhalten. Beispielsweise „Lebenslauf-Andrea-Musterfrau.pdf“. Sie können auch die avisierte Stelle mit in den Dateinamen integrieren – z. B. „Anschreiben-Andrea-Mustermann-Bürokfr.pdf“.

Volle Aufmerksamkeit und Konzentration ist nötig! Das Schreiben „am Bildschirm“ ist oft flüchtiger, so dass Fehler vielfach übersehen werden als auf einem Ausdruck. Deshalb ist genaue Kontrolle, bevor Sie das gesamte Formular und somit Ihre Online-Bewerbung absenden, notwendig. Die angehängten Dateien (s. oben) müssen vollständig sein. Bei den Zeugnisse sollten Sie maximal die für die ausgeschriebene Stelle wichtigsten drei in einem PDF-Dokument zusammenfassen. Hilfreich zur Umwandlung in und Zusammenstellung von mehreren PDF-Dokumenten sind hier kostenfreie Tools wie z. B. PDF-Creator oder PDF24.

Wie bei der E-Mail-Bewerbung oder auch bei der klassischen (schriftlichen) Bewerbung ist von Bedeutung, dass Sie eine seriöse E-Mail-Adresse haben sollten – also: Vorname.Nachname@Anbieter.de. Dabei kann der Vorname auch abgekürzt werden oder es steht noch eine Nummer dabei, weil es diese E-Mail-Adresse bereits bei Ihrem Provider gibt. Dass hotpussy19@hotmail.com oder bigdick24@web.de nicht unbedingt überzeugend wirkt und den Personaler an Ihrer Eignung für die ausgeschriebene stark zweifeln lässt, dürfte für jeden verständlich sein.

Wichtig ist auch, dass Sie Ihre Profile, Playrolls, Timelines, Chroniken usw. in den sozialen Netzwerken wie z. B. Facebook prüfen. Hier müssen öffentliche Beiträge und Fotos, die Sie in einer „nicht förderlichen“ Situation  – wie z.B. „ich nach Saufgelage“ 😀 – darstellen, entweder gelöscht oder mindestens auf nur für Freunde sichtbar gesetzt werden. Selbstverständlich werden potenzielle Bewerber auch dahingehend überprüft, ob der Lebenswandel dem Job zuträglich ist oder hier eher mit vielen Ausfällen zu rechnen ist. Alles, was öffentlich im Internet sichtbar ist, werden sich auch Personaler bzw. Recruiter ansehen. Diese „Selbstzensur“ gilt selbstverständlich auch für die eigenen Websites oder Blogs, die man unterhält.

(Technische) Fehler ausschließen

Innerhalb von den Bewerbungsformularen kann es auch Auswahlmenüs geben. Hier ist dann Vorsicht geboten. Es ist beispielsweise möglich, dass Sie als Akademiker in dem entsprechenden Feld nicht alle Studiengänge zur Auswahl finden und sich dann für das Ihnen am vergleichbarsten erscheinende Fach entscheiden. Hier besteht aber die Gefahr, dass Sie dann herausgefiltert werden, obwohl Sie geradezu ideal für die Stelle qualifiziert sind.  Bei diesen Unsicherheiten sollten Sie mit dem zuständigen Personaler telefonieren und vor einer falschen Entscheidung in Auswahlmenüs besser nachfragen.

Optionale Angaben sind ebenfalls die Tücken bei diesen Formularen. So können Sie z. B. mehrere Standort-Wünsche mitteilen. Damit können Sie sich als potenzieller Kandidat, der grundsätzlich international wie national mobil ist, parallel für mehrere Standorte bewerben. Dass im späteren Job dann auch eine vermehrte Reisetätigkeit erwartet wird, kann so zu einer größeren Arbeitsbelastung führen.

Achten Sie auch auf Ihren Spamfilter! Nach einer Online- oder E-Mail-Bewerbung werden Sie meist kurzfristig eine Eingangsbestätigung erhalten. Diese weist dann auch für Sie (wichtig) aus, dass die elektronische Übertragung Ihrer Bewerbung an dieses Unternehmen erfolgreich funktioniert hat. Nach einiger Zeit – und dies können dann mal zwischen zwei und vier Wochen sein – werden Sie dann erneut informiert, ob Sie in die engere Auswahl gekommen sind und mit einem Vorstellungsgespräch rechnen können oder eben nicht. In jedem Fall sollten Sie häufig Ihren Spamfilter prüfen oder noch besser diesen anpassen, damit Sie keine wichtige E-Mail auf Ihre Bewerbung hin übersehen.

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